Die Geschäftsstelle des Pferdesportverband Westfalen ist in drei Geschäftsbereiche und eine eigenständige Jugend gegliedert.

Im Geschäftsbereich 1 ist der Sport zuhause. Hier befindet sich die Kommission für Pferdeleistungsprüfungen, die z.B. für die Genehmigung von Turnierausschreibungen zuständig ist.  Außerdem findet hier die Betreuung des Kaders und die Talentförderung statt. 

Der Geschäftsbereich 2 umfasst neben dem Breitensport auch den Mitgliederservice für Vereine und Betriebe, die Verbandskommunikation/Öffentlichkeitsarbeit und den Bereich der Ausbildung und Qualifizierung. Wer z.B. Trainer werden möchte, ist hier richtig. 

Geschäftsbereich 3 organisiert den Verband nach innen. Hier werden Buchhaltung, Controlling, Personal und die Verwaltung der Liegenschaften und Gebäude zusammengefasst. 

Die Westfälische Pferdesportjugend ist als Jugendorganisation der westfälischen Pferdesportvereine ebenfalls in den Räumen der Geschäftsstelle untergebracht. 

Das Sportbildungswerk NRW mit seiner Außenstelle Pferdesport organisiert eine Vielzahl der Bildungs- und Qualifikationsangebote im Pferdesport und hat seine Büros direkt in der Westfälischen Reit- und Fahrschule. 

Seit 2009 findet die ehrenamtliche Arbeit im Pferdesportverband Westfalen in Ausschüssen und Ressorts statt. Das Ressort "Leistungssport" setzt sich aus den Landestrainern und Sprechern der jeweiligen Disziplinen sowie einem Vertreter der Westfälischen Pferdesportjugend  zusammen. 

Der Fachausschuss "Ausbildung" besteht jeweils aus den Ressorts "Reiten", "Voltigieren" und "Fahren", Vertretern der Fachschule und der Westfälischen Reit- und Fahrschule, der Bildungswerk-Außenstelle, der Jugend und dem Ressort "Schulsport". 

Darüber hinaus tagen die Ressorts "Breitensport" und "Mitgliederentwicklung-/stärkung" in regelmäßigen Abständen. 

Die Kommission für Pferdeleistungsprüfungen in Westfalen (KLW) besteht aus Vertretern der Ausschüsse, einem Vertreter des Ministeriums, der Zucht, dem Westfälischen Pferdestammbuch und der Westfälischen Reit- und Fahrschule.

Die KLW stellt auch das Schiedsgericht. 

Der Jugendvorstand tagt in den Ressorts "Talentförderung", "Jugend- und Sportpolitik", "Information und Kommunikation", "Bildung und Qualifizierung", "Breitensport", Jugensprecherteam - Just We" und "Ehrenmamtliches Engagement und Vereinsentwicklung".